ecoReportage: EHS management en opvolging vanuit één systeem

ecoReportage: EH&S management en opvolging vanuit één systeem

Hoe houdt jouw bedrijf de milieu-, veiligheids- en gezondheidsgegevens bij? Met een aantal Excel- en Word-bestanden? Deels op jouw kantoor in een map en de rest bij je collega preventieadviseur? 

Lees het volledige artikel in ecoTips 'ecoKnowledge' van juni 2016:

 

Jouw ecoReportage in ons magazine, online en op de sociale media? Contacteer ons via info@ecotips.org

 

Digitalisering milieu-informatie

Met het uitbreiden van de verplichtingen voor bedrijven, is die manier van werken niet meer van deze tijd. Het kan allemaal eenvoudiger, met veel tijdsbesparing als bonus.

“Bewustwording is het begin van de wijsheid, zeg ik wel eens.” Aan het woord is Frans Lemaire, bezieler van de ExESS-software. Vanaf het begin is Frans betrokken bij HEMMIS. Hij is nog steeds actief in de digitalisering van milieu-informatie bij bedrijven en overheden, nu vanuit LISAM dat in 2009 HEMMIS heeft overgenomen. “Een bedrijfsleider of manager wordt zich bewust van de problematiek wanneer er plots een medewerker vertrekt of ziek wordt, of wanneer er zich een calamiteit voortdoet. Dan blijkt dat de opvolging toch niet gestroomlijnd verloopt en dat data veel te weinig met elkaar in verbinding staan. We maken het wel eens mee dat één medewerker in een bedrijf een volledig systeem geprogrammeerd heeft, waar verder niemand in thuis is. Zolang die medewerker aan boord is, is dat fantastisch. Wanneer deze man op een dag vertrekt, is dat een ramp.”

 

Geïntegreerd en modulair systeem

Nogal wat bedrijfsdata kun je dus best centraal bijhouden, omdat verschillende mensen in het bedrijf ze nodig hebben. Wat dacht je bijvoorbeeld van het overzicht van de gebouwen en de lokalen, de emissiepunten, de opslaglokalen, enzovoort. Die geef je één keer in het systeem in, of nog beter, je importeert ze vanuit je bestaande Excel-bestand. “Elke medewerker hangt daar dan zijn specifieke data aan: de geldigheid van de milieuvergunning, de vergunde toestellen, de data waarop installaties moeten gekeurd worden, een risicoanalyse. Op die manier maak je gebruik van hetzelfde systeem en door de kennis te combineren, krijg je een vollediger opvolging van het bedrijf.”

Door de laatste VLAREM-trein kwamen er steeds meer vragen om deze aanpassingen volledig te integreren in de ExESS-software. “En dat hebben we nu gedaan. Milieu in bedrijven is meer een standaard concept geworden, en gestandaardiseerde data zijn ideaal om via een softwareprogramma op te volgen. Bovendien zien we ook dat medewerkers in bedrijven niet meer weigerachtig staan ten opzichte van digitalisering van hun data in een programma. Dat was in onze beginjaren wel anders,” lacht Frans. “Vroeger moesten we mensen echt overtuigen van het nut van een softwareprogramma. Nu moeten we ze soms afremmen. ExESS is een fantastisch hulpmiddel maar het kan natuurlijk niet al je taken overnemen. Je moet ook zelf nog de handen uit de mouwen steken.”

 

Gevaarlijke stoffen en meer

ExESS software heeft verschillende modules waaruit een bedrijf enkel die modules kiest die voor hem van toepassing zijn. “LISAM heeft zijn roots in de gevaarlijke stoffen. Daarom wordt de software veel gebruikt in de chemische industrie. HEMMIS, deel van LISAM, van zijn kant verdiende zijn strepen met de VLAREM-opvolgingen en checklisten. De combinatie is bijgevolg een erg performant systeem waarin je als bedrijf niets te kort komt.”

Zo synchroniseert ExESS met de website van emis.vito.be waardoor je steeds de correcte VLAREM I -rubrieken en VLAREM II voorwaarden ter beschikking hebt. Wijzigt er een rubriek die jij in je inventaris opgenomen hebt, dan krijgt deze een kleurtje in de database. Je beslist dan zelf of je de update automatisch overneemt, of nog wacht. Daarna maak je een volledige inventaris van alle milieuzaken in je bedrijf: machines, activiteiten, opslag van gevaarlijke stoffen, vergunningen en hun vervaldata. Op basis van die gegevens maakt het systeem een VLAREM-checklist waarmee je meteen aan de slag kunt en die eveneens te gebruiken is voor ISO14001-opvolging. “Bovendien heb je ook een software voor het beheren van de SDS-fiches en de etiketten van je gevaarlijke stoffen ter beschikking. We zien dat veel bedrijven dat een heel handige combinatie vinden,” vertelt Frans verder. “Net zoals de takenlijsten natuurlijk. Medewerkers kunnen niet alles onthouden en wanneer ze er niet zijn, moet iemand anders de taken kunnen overnemen. Het systeem geeft een waarschuwing wanneer bepaalde vergunningen of certificaten dreigen te vervallen. Zo heb je tijd genoeg om in actie te schieten.”

 

"Het milieuthema laat zich perfect standaardiseren in een softwareprogramma. Daarom zorgt het ook snel voor tijds- en efficiëntiewinsten in een bedrijf, en dus voor snelle return."

 

Naast een link naar emis voor de VLAREM-gegevens, heeft ExESS ook een link naar de website van het Europese Agentschap ECHA en bevat de software diverse databronnen zoals de ADR-lijsten en –nummers, de Annex 6 met de geldende classificaties van gevaarlijke stoffen. Maak je een lijst met gevaarlijke stoffen, dan rollen de juiste indelingen zo mee uit de printer.

De milieucoördinator kan met de afvalbeheermodule aan de slag om de volledige registratie te doen van alle afval dat geproduceerd en afgevoerd wordt. Via containerparkbeheer wordt de operationele kant van de zaak bijgehouden. Deze module vult zelfs automatisch het Excel-bestand van het IMJV-luik afval in. Je hoeft dit bestand dus niet meer zelf in te vullen in de toekomst.

 

Hoe start je met ExESS?

Je start met een inventaris van je bedrijf en een analyse van de noden. Welke gegevens wil je bijhouden? Wat heb je nu al ter beschikking? Omdat de ExESS-software modulair opgebouwd is, kun je deze perfect aanpassen aan je noden en je budget. “Het is daarbij een groot voordeel dat onze software gebaseerd is op Microsoft-technologie,” zegt Frans trots. “Het programma voelt dus meteen vertrouwd aan. Iedereen kan met Microsoft werken en bovendien is er veel kans dat je de gegevens uit de bestaande Excel- en Word-bestanden gewoon kunt inladen in ExESS. En je rapporten hebben dezelfde functionaliteiten.”

 

Beschikbare modules in ExESS

Groot of klein, eenvoudig of complex. Volgende thema’s hou je bij in Exess:

  • Basismodule met gegevens en overzichten
  • Gevaarlijke stoffen
  • VLAREM en checklist
  • Afval en materialen
  • ISO14001
  • Seveso
  • Reach en CLP
  • Veiligheid
  • Risicoanalyse
  • Non-conformiteiten
  • LISAM digitaliseert ook je eigen project in een ExESS gebaseerde -configuratie wanneer je specifieke noden hebt

 

ExESS in de toekomst

LISAM is erg gesteld op de ‘user dagen’ die het jaarlijks organiseert voor zijn klanten en gebruikers. “Daar zien we heel duidelijk waar onze klanten naartoe willen. Ze geven dus eigenlijk door hun input de toekomstige software vorm. Zo evolueren we ook naar de Brusselse en Waalse wetgeving en opvolging, op vraag van onze klanten.” Daarnaast benadrukt Frans de samenwerking die het bedrijf heeft met consulenten. “Ons systeem vervangt geen consulent maar is aanvullend. Consulenten hebben interessante input en inzichten waarop wij onze software dan weer afstemmen. Dat is een win-win-win: voor het bedrijf, de consulent en LISAM.”

Meer info?

LISAM Systems SA HQ
Rue Jean Jaurès 5 in 7190 Ecaussinnes

LISAM Systems SA Zwevegem Office
Otegemstraat 50 in 8550 Zwevegem

www.LISAM.com

 

 Het team van LISAM

 

 

 

Tekst: Hilde De Wachter

Beeld: LISAM
Datum: 17-06-2016

ecoReportage: EHS management en opvolging vanuit één systeem

Meer items
by

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

x